En http://bit.ly/y2CDx0 mencionamos algunas diferencias importantes entre Office Standard y Office Pro. Existen algunos escenarios donde la versión Professional de un componente de Office es requerida para habilitar cierta funcionalidad avanzada, especialmente en su interacción con productos de la familia de servidores de Microsoft.

A continuación se presentan algunos de estos escenarios:

Information Rights Management (IRM): En Exchange  puede usar las características de IRM para aplicar protección permanente a los mensajes y datos adjuntos. IRM usa Active Directory Rights Management Services (AD RMS), una tecnología de protección de información en Windows Server. Con las características de IRM en Exchange, se  pueden controlar los derechos que tienen los destinatarios para el correo electrónico. IRM también contribuye a permitir o restringir las acciones de los destinatarios como reenviar un mensaje, imprimir un mensaje o los datos adjuntos o extraer el contenido de un mensaje o los datos adjuntos mediante copiar y pegar. Los usuarios de Microsoft Outlook o Microsoft Office Outlook Web App también pueden aplicar la protección IRM, o basarse en las directivas de mensajería de la organización y luego aplicarse mediante reglas de protección de transporte o reglas de protección de Outlook. A diferencia de otras soluciones de cifrado de correo electrónico, IRM permite además que la organización descifre el contenido protegido a fin de exigir el cumplimiento de directivas. Para la creación de  documentos con políticas de IRM se requiere Office Professional.

Políticas de retención puede ser utilizada para aplicar los ajustes a los artículos, conversaciones o carpetas específicas en un buzón. Las políticas son configuradas por el administrador de Exchange y se muestran en Outlook 2010 dentro de cada correo electrónico junto con una cabecera que indica la política aplicada y fecha de aplicación de la política. Hay dos tipos de políticas disponibles para los usuarios: las políticas de archivado y las políticas de borrado de archivos. Ambos tipos de políticas se pueden combinar en el mismo elemento o la carpeta. Por ejemplo, un correo electrónico puede ser etiquetado de forma que se mueve automáticamente al archivo personal en 15 días y eliminar el plazo de 45 días. Los administradores también pueden utilizar las políticas de archivos para controlar cuando los mensajes se mueven automáticamente desde un  buzón de correo principal al archivo personal del usuario.

Archivo personal (Personal Archive) es un buzón especial asociado con el buzón principal del usuario. Aparece junto a las carpetas del buzón principal en Outlook u Outlook Web Access, dando a los usuarios acceso directo al correo electrónico archivado de la misma manera como el correo electrónico no archivado. Por ejemplo, los usuarios pueden buscar tanto en su archivo personal y el buzón principal con Outlook u Outlook Web App. Elementos de correo electrónico del buzón de correo primario puede ser descargados de forma automática al archivo personal a través de políticas de retención, y los administradores también pueden importar los datos históricos de correo electrónico de archivos .PST directamente a Exchange.