Licenciamiento de Contratistas y Proveedores

Hemos recibidos varios comentarios e inquietudes con relación al licenciamiento de Contratistas y Proveedores. SoloSoft e INFO Consulting preparamos este documento para el servicio de nuestros clientes y amigos, como parte de nuestra permanente labor de asesoría y consultoría en el complejo tema del licenciamiento de productos Microsoft.

Primero, algunas definiciones importantes:

Licenciamiento de Aplicaciones: Dentro de este grupo de productos están el Office en sus distintas ediciones, sus componentes como el Excel, Word y PowerPoint entre otros, el Project y el Visio. Cada dispositivo en donde se instale o visualice el producto requiere una licencia. Es decir, el modelo de licenciamiento es por dispositivo y por lo tanto se habla de dispositivo licenciado y usuario principal del dispositivo licenciado. La excepción a esta regla es la suscripción de Office Pro Plus dentro de Office 365 el cual se licencia por usuario nombrado, permitiendo que ese usuario instale el producto hasta en cinco (5) de sus dispositivos.

Licenciamiento de Sistema Operativo de Escritorio: Aplica para Windows 8.1 en sus distintas ediciones y también versiones anteriores como Windows 8.0, Windows 7, Windows Vista, Windows XP, etc. Cada dispositivo en donde se instale o visualice el producto requiere una licencia. Es decir, el modelo de licenciamiento es por dispositivo y por lo tanto se habla de dispositivo licenciado y usuario principal del dispositivo licenciado.

Usuario Principal: Se refiere al usuario que utiliza el dispositivo más del 50% del tiempo en cualquier período de 90 días.

Usuarios Externos: Son los usuarios que no son sus empleados o los empleados de sus filiales o sus contratistas o representantes in situ o los de sus filiales.

Dispositivo Cualificado de Terceros: Es un dispositivo que ni usted ni sus filiales (por ejemplo, un quiosco público de un tercero) controlan, de forma directa o indirecta.

Sus CALs y Licencias de External Connector solo permiten el acceso a sus Servidores Licenciados (no de un tercero).

Ahora, es muy importante entender qué es un “dispositivo cualificado”, y también entender que se considera como una empresa “filial” o “afiliada”.

Definición de Administración para Dispositivos Cualificados

Si el contrato de licencias por volumen del cliente hace referencia a la Lista de Productos para definir los dispositivos cualificados administrados, se aplicarán los siguientes términos. Un cliente de Licencias por Volumen “administra” cualquier dispositivo en el que controla de forma directa o indirecta uno o más entornos de sistema operativo. Por ejemplo, un cliente de licencias por volumen administra cualquier dispositivo:

  • que permite unirse a su dominio, o bien
  • que autentica como requisito para utilizar aplicaciones mientras se encuentra en sus instalaciones, o bien
  • que instala agentes (por ejemplo, antivirus, antimalware u otros agentes ordenados por las directivas del cliente), o bien
  • al que aplica de forma directa o indirecta y exige la aplicación* de directivas de grupo, o bien
  • en el que solicita o recibe datos sobre y configura o da instrucciones al hardware o software que está directa o indirectamente asociado con un entorno de sistema operativo, o bien
  • que permite acceder a una infraestructura desktop virtual (VDI) fuera de Windows SA, Windows Intune (Dispositivo) o Derechos de uso móvil de Windows Virtual Desktop Access.

Un dispositivo que accede solo a una VDI según los Derechos de Uso Móvil o utiliza Windows To Go en un Dispositivo Cualificado de Terceros fuera de las instalaciones del cliente únicamente y no es administrado con otros propósitos como se describe aquí, no se considera “administrado” para fines de esta definición.

Ya mencionamos que son “usuarios externos”, y se menciona que no lo son los empleados de las “filiales”. Es muy importante y podría llegar a ser crítico el concepto de Microsoft sobre empresas afiliadas o filiales. Es muy común en nuestro medio el licenciamiento y uso de esas licencias por las empresas que conforman un “grupo empresarial”. Pero para que una empresa sea considerada parte de un grupo empresarial, Microsoft define que esta empresa debe ser propietaria, o ser “poseída” en una mayoría, por la empresa que es dueña de las licencias, o tener propietarios comunes, y así poder usarlas sin ser considerados sus empleados como usuarios externos. Pero esa propiedad debe ser de personas jurídicas y no naturales.

Tengan en cuenta que entonces, si uno a varios socios (personas naturales) son dueños de la mayoría o totalidad de varias empresas, ellas no califican dentro del concepto de filiales o afiliadas, y por lo tanto el uso del software de una de ellas por parte de las otras se considera como uso de usuarios externos.

Licenciamiento por grupo de Productos:

Licencia Acceso Clientes (CALs): Dado que las CALs solo permiten el acceso a los servidores licenciados del cliente final licenciado y sus filiales, estas deben ser siempre suministradas por el cliente principal. En caso que el contratista tenga asignadas CALs por parte de su empleador estas solo le permiten el acceso a los servidores de esa empresa y por lo tanto no lo habilitan para conectarse a los servidores del cliente final. Igual definición aplica para aquellos productos que utilicen Conectores Externos.

Aplicaciones: Su modelo de licenciamiento es por dispositivo. Por lo tanto cada dispositivo donde se instale o visualice la interfaz del producto debe contar con una licencia. Esto quiere decir:

  • Si el equipo pertenece al cliente final este les deberá suministrar las licencias a sus contratistas y proveedores que laboren dentro de sus instalaciones.
  • Si el equipo pertenece al contratista el licenciamiento de aplicaciones debería ser suministrado por esa empresa o usuario, solicitando que aporte la prueba de licenciamiento del mismo e incluyendo esta cláusula en el contrato respectivo. El cliente final podría igualmente cubrir este licenciamiento pero idealmente es el dueño de la máquina quien debería hacerlo.

La única excepción es el Office en Productos de plataforma Desktop (escritorio), en donde se deben contar los dispositivos cualificados que se utilicen por o en beneficio de la empresa – aplicable a acuerdos donde se estandariza uno o varios componentes (Enterprise Agreement, Open Value Company Wide y Open Value Subscription). En este caso aplican las definiciones de la página anterior y se deben incluir en el acuerdo de licenciamiento los computadores de terceros que laboren dentro de la empresa para el licenciamiento de estos componentes que conforman la plataforma Desktop (escritorio) Enterprise – y Office es uno de estos productos.

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Sistemas Operativos de Escritorio: Su modelo de licenciamiento es por dispositivo. Por lo tanto cada dispositivo donde se instale o visualice la interfaz del producto debe contar con una licencia. Esto quiere decir:

  • Si el equipo pertenece al cliente final este les deberá suministrar las licencias a sus contratistas y proveedores que laboren dentro de sus instalaciones.
  • Si el equipo pertenece al contratista el licenciamiento del sistema operativo de escritorio debería ser suministrado por esa empresa o usuario, solicitando que aporte la prueba de licenciamiento del mismo e incluyendo esta cláusula en el contrato respectivo. El cliente final podría igualmente cubrir este licenciamiento pero idealmente es el dueño de la máquina quien debería hacerlo.

La única excepción es el Windows Upgrade en Productos de plataforma Desktop (escritorio) Enterprise en donde se deben contar los dispositivos cualificados que se utilicen por o en beneficio de la empresa – aplicable a acuerdos donde se estandariza uno o varios componentes (contratos Enterprise Agreement, Open Value Company Wide y Open Value Subscription). En este caso aplican las definiciones de la página anterior y se deben incluir en el acuerdo de licenciamiento los computadores de terceros que laboren dentro de la empresa para el licenciamiento de estos componentes que conforman la plataforma Desktop (escritorio) Enterprise – y Windows Upgrade es uno de estos productos.

Infraestructura de Virtualización de Escritorios (VDI): Para poder ejecutar instancias de Windows de Escritorio alojadas en un servidor (VDI) se requiere tener ya sea Software Assurance vigente para el Sistema Operativo de Escritorio o una licencia de suscripción de VDA. Pero los términos y condiciones estipulan que solo pueden conectarse a instancias del software que se ejecuta en su centro de datos. Por lo tanto, para que este contratista se pueda conectar (ya sea con su máquina o la máquina del cliente final) a un entorno de VDI del cliente final, el licenciamiento correspondiente debe ser suministrado por el mismo cliente final.

Al utilizar el Dispositivo Licenciado, puede obtener acceso de forma remota a un máximo de cuatro instancias del software que se ejecuta en OSE virtuales o una instancia del software que se ejecuta en un OSE físico en los dispositivos en su centro de datos.

Entendemos que los temas tratados en este documento son complejos y en general poco conocidos. SoloSoft e INFO Consulting prestan servicio de asesoría y consultoría si usted requiere ampliar esta información, o tiene dudas o preguntas puntuales sobre lo acá expuesto.

Acerca de Jacobo Senior

Especialista en Optimización de Licenciamiento
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