La nueva definición de usuario externo resta importancia al lugar de trabajo a favor de las horas trabajadas por semana.
Regla anterior. Según los Términos del producto de septiembre de 2024 y anteriores, los usuarios externos son “usuarios que no son empleados, contratistas en el lugar o agentes en el lugar del Cliente o sus Afiliados”.
Nueva regla. En los Términos del producto de octubre de 2024 y posteriores, los usuarios externos son “usuarios que no son (a) empleados del Cliente o sus Afiliados, (b) contratistas o agentes que normalmente trabajan para el Cliente o sus Afiliados durante más de 30 horas en promedio por semana, o (c) contratistas o agentes que normalmente trabajan en el lugar para el Cliente o sus Afiliados cada día hábil”.
La nueva regla puede aumentar, disminuir o dejar sin cambios la cantidad de personas que califican como usuarios externos, según su relación con el cliente de Microsoft.
Aumento: contratistas o agentes que ocasionalmente trabajan en el lugar. Por ejemplo, a diferencia de la regla anterior, un contratista que trabajaba 10 horas a la semana en el lugar y 10 horas a la semana desde su casa califica como usuario externo según la nueva regla.
Disminución: contratistas o agentes fuera del lugar que trabajan casi a tiempo completo para el cliente. Según la nueva regla, los contratistas o agentes que trabajan más de 30 horas a la semana no califican como usuarios externos. Por ejemplo, un contratista que trabaja de forma remota durante 40 horas a la semana ya no califica como usuario externo.
Sin cambios: clientes y proveedores. Las personas que no se consideran empleados, contratistas o agentes aún califican como usuarios externos. Eso incluye a los propios clientes y proveedores de una organización. El personal de soporte técnico de TI de un proveedor que brinda servicios a varios clientes independientes se incluye en la última categoría.
El momento del impacto depende del contrato
Si bien Microsoft publicará los nuevos términos el 1 de octubre, su fecha de vigencia depende del contrato en el que el cliente compre las licencias. Por ejemplo:
Los clientes del Contrato Enterprise (EA) están sujetos a la nueva regla en su primera renovación de contrato a partir del 1 de octubre de 2024.
Los clientes del Contrato de cliente de Microsoft (MCA) y otros clientes están sujetos a la nueva regla la primera vez que compren o renueven una suite Microsoft 365 existente u otras suscripciones después del 1 de octubre de 2024.